Paso 1: defina los objetivos de la comunidad. En este primer paso, es necesario ponerse de acuerdo sobre los objetivos junto con las otras personas cuya idea es crear una CoP. Estos objetivos pueden ser:
- intercambiar información sobre un tema concreto;
- desarrollar posibles soluciones;
- probar aplicaciones prácticas;
- introducir un proceso de cambio para generalizar las soluciones.
Dependiendo del asunto, conviene decidir a qué otros participantes hay que acercarse, pues ellos desempeñan un papel clave en el tratamiento de este.
La plantilla “Puesta en marcha de una comunidad de práctica” le ayudará en la planificación inicial de una CoP.
Paso 2: establezca los roles en la CoP. Al cabo de cierto tiempo, la dinámica entre los distintos grupos de individuos que participan en la CoP se estabiliza a medida que se van formando lazos de distinta fuerza dentro de la comunidad. Normalmente se distinguen los siguientes grupos:
Grupo central: Este es el núcleo principal de la CoP y suele estar formado por los organizadores y moderadores de la comunidad. El grupo central se encarga de que haya un sano equilibrio entre la libertad, la observación, el apoyo y la solicitud de contribuciones dentro del grupo. La experiencia demuestra que una CoP necesita un moderador para mantener el impulso. De lo contrario, las actividades se paralizarán.
Círculo interno: se trata de un grupo estructurado de manera informal de personas que se reúnen regularmente (en línea o en persona) para intercambiar información.
Círculo externo: sus integrantes rara vez realizan aportaciones activas propias. Ellos están incluidos en la lista de distribución de correo electrónico y, aunque tienen acceso de escritura a la plataforma online, pueden optar por limitarse a leer las contribuciones de los demás. Los límites entre los círculos internos y externos son fluidos. Los nuevos miembros suelen empezar en el círculo externo, siguiendo de cerca las actividades del círculo interno antes de unirse a él haciendo sus propias contribuciones. La participación en los círculos interno y externo también puede depender del subtema concreto que se esté tratando en ese momento.
Sistema u organización de cooperación: las CoP que se integran en una organización o sistema de cooperación desarrollan conocimientos nuevos y relevantes, apoyando así al sistema de cooperación o a la organización en su conjunto. Esto significa que el sistema u organización de cooperación puede beneficiarse directamente de los productos de la CoP si todos los miembros del sistema u organización de cooperación tienen acceso a la plataforma en línea de la CoP. Sin embargo, la experiencia demuestra que las CoP a menudo necesitan espacios protegidos para los debates a fin de garantizar una estrecha cooperación y generar confianza.
Paso 3: apoyar el desarrollo de una CoP
La lista de control para las CoPle ayudará a apoyar el desarrollo de las mismas. También le ayudará a evaluar de forma rutinaria la situación actual y a acordar el desarrollo futuro de la CoP o a disolverla cuando sea necesario.
